28Haz/15

İş Başvurusunda Ön Yazının Önemi

Yazılar, ,

İş arama sürecinde son zamanlarda bir kenara bırakılan bir konuyu yeniden açmak istiyorum. Yazının başlığından da anlayacağınız üzere ön yazı ve ön yazının öneminden bahsetmek istiyorum.

Özellikle teknolojik gelişme ile birlikte son 5 yılda iş başvuru yöntemlerinde ciddi değişiklikler meydana geldi. Klasik başvuru yöntemleri neredeyse ortadan kalktı. Faks’ın yerini unutur hale geldik. Kapıda yapılan başvuruları ise uzun zamandır görmez olduk. Bu yöntemlerin yerini kariyer siteleri ve sosyal medya almış gibi görünmektedir.

Bu gelişmelerin hem aday açısından hem de işveren açısından olumlu olduğunu söylememiz hiçte yanlış olmayacaktır. Aslında bu başvuru yöntemlerinin değişmesi aday açısından son derece önemlidir. Çünkü aday, kariyer siteleri ve sosyal medya ile kendini ifade edebileceği daha fazla bir alana sahip olmuştur.

Buraya kadar yazmış olduğum her şey normal gibi görünmektedir. Fakat tarafımca yapılan bir istatistik çalışmasında, çok ilginç bir sonuçla karşılaştım. Yakın bir tarihte istatistiğin ayrıntılarını sizinle istatistik bölümünde paylaşacağım. İstatistiğin temel mantığı, adayların kariyer alanını ne kadar etkin kullandığını ölçmekti. Fakat araştırmamda şok denecek bir sonuçla karşılaştım. Kariyer siteleri, sosyal medya gibi alanlarda, adayların kendilerini ifade edebilecekleri en önemli materyallerden birini neredeyse hiçe saydıklarını fark ettim.  Bu hiçe saydıkları materyalin adı maalesef “Ön Yazı” dır.

Yaptığım araştırmada, bir işe başvuran adayların yalnızca dörtte birinin ön yazı yazdığını tespit ettim. Geri kalan adayların ise, yalnızca özgeçmiş göndererek başvurularını tamamladıkları görünmektedir. Ön yazıları incelediğimiz zaman büyük bir oranının uluslar arası formattan, hatta bir iş başvurusunda bulunmaya değebilecek bir yazım dilinden dahi uzak olduğunu görüyoruz.  Ön yazıların büyük bir kısmında sosyal alanda kullanılan terimlerin kullanıldığını söylemek dahi istemiyorum.

Burada iki önemli durum söz konusudur. Birincisi; ön yazının anlamı unutulmuş durumdadır. Ön yazı bir özgeçmişe kapak niteliğindedir. Ön yazı özgeçmişle iç içe yazılmış fakat özgeçmişte yer almayan ve adayın neden görüşmeye davet edilmesi gerektiğini belirttiği bir başlangıçtır.

İkinci önemli konu ise; ön yazı bir sosyal alan paydaşı değil, bir iş başvuru aracıdır. İyi bir özgeçmişi kötü bir ön yazı ile geriye itmek hiçte doğru bir başvuru şekli değildir. Ön yazı eğer bir başvuruya konulacaksa, uluslar arası standartlarda yazılmalı ve yazı dili edebiyat kurallarından uzak olmamalıdır.

Bütün adayların özgeçmişlerinde belirtemedikleri noktaları ön yazılarında belirtmeleri, onları diğer adayların önüne geçirecektir. Ön yazı koyan adayların bir adım önde olduğunu unutmamak gerekmektedir. Çünkü seçme ve yerleştirme uzmanlarının, bir adayda istedikleri en önemli özellik, adayın başvurduğu işi isteyip istemediğidir. Aday, başvurduğu işi  istemez mi? sorusu şimdi akıllara gelebilir. Diyeceksiniz ki aday zaten özgeçmiş ile o işe başvuru yaparak işi istediğini göstermiştir. Evet aday başvuru yaparak o işi istemiştir. Fakat bu isteğini belirtmemiştir. Şöyle ki şimdi bir özgeçmiş hayal edin, bu özgeçmişin neresinde o işi istediğinize dair bir cümle var. Eğer uluslar arası standartta bir özgeçmişiniz var ise, hiçbir yerinde böyle bir cümle yok demektir. O zaman o işi istediğini belirten adaylar mı işe girme yarışında öndedir? Yoksa belirtmeyenler mi?

Adayların iş başvurularında özgeçmişlerine ön yazı eklemleri ve ekledikleri ön yazının uluslar arası formatta ve edebi dilde olması gerekmektedir. Bu gereklilik görüşmeye davetin kapısını sizlere daha hızlı açacaktır. Uluslar arası ön yazı formatları ile ilgili daha ayrıntılı bilgiyi “Uluslar arası Ön Yazı Örnekleri” yazımızda bulabilirsiniz.

Ahmet Koşkan

28Haz/15

Bulaşıcı Eğitimsizlik Hastalığı

Yazılar, , , ,

Eğitimle herkesin bir derdi vardır. Öyle yada böyle eğitim sistemi eleştirilir. Öğrenim hayatında okullar, dersler, öğretmenler hatta sistem bu eleştirilerin hedefi olurken, işletmelerde ise yapılamayan eğitim konuları hedef tahtasına oturtulur.  Buraya kadar aslında her şey normaldir. Çünkü ortada bir eğitim vardır ve bu eleştirilmektedir. Şimdi bir de olayın vahim tarafını düşünelim. Ya hiç eğitim yoksa!

“Eyvah eyvah!” biz ne diyoruz?

Eğitim o işletmelerin kapısını çalmaktan çok uzaksa ne olacak?

İşin aslı şuradan çıktı. Son zamanlarda bazı işletme sahiplerinden şu sözleri duyar olduk. “Yönetici olmuş bir kişiye eğitim mi verilirmiş”. Ya da paranın sıcak havasından dolayı “Ben zaten eğitimli personel alıyorum. Ekstra harcama yapmama ne gerek var”. Olayın tarafsız yönü ise, bu işletme sahiplerinin son on yılda büyümüş olmaları ve sıcak para akışı ile bu durumlara gelmiş olmalarıdır. Bu işletme yöneticileri vizyonist bakış açılarını değiştirmezlerse ilk gelen rüzgârda yıkılmaya mahkûm olacaklardır.

Yazımıza konu olan başlığın sebebini size şöyle anlatmak isterim. Bu işletme sahipleri doğal olarak ülkemizin önde gelen insanlarıdır. Bu insanlar birçok değerli yönetici ile sürekli kontak halindedir. Bu görüşmelerde karşılarındaki insanları etkilemektedirler. Maalesef eğitim sistemi ile ilgili görüşlerini de açıkça dile getirmektedirler. Buda “Bulaşıcı Eğitimsizlik Hastalığına” neden olmaktadır. Çünkü çevrelerindeki insanlar ister istemez bu görüşleri kabul etmek zorunda kalmaktadırlar.

Bu olayın çözümü nasıl olacaktır?

İnsan kaynakları birimleri son zamanlarda ciddi anlamda eğitimlere yatırım yapmaktadırlar. Bu yatırımlar hızlı bir şekilde büyümelidir. Bunun en büyük nedeni, sizlerinde bildiği üzere öğrenim hayatından gelen yeni kuşaklar yeterince eğitilmiş gelmemektedir. Bu kuşakların acil olarak kurum içlerinde eğitilmesi gerekmektedir. İkinci en büyük neden ise, eğitime önem veren firmalar yetkinliği yüksek insanları elde etmek için şans yakalamaktadırlar. Çünkü yetkinliği yüksek ve gelecek görüşü olan adaylar, maddi beklentilerden çok kişisel gelişime önem vermektedirler. Bu adaylar kişisel gelişimlerini tamamlayabilmek için eğitime önem veren firmaları tercih etmektedirler.

Son dönemlerde insan kaynakları birimleri, eğitim yönetimi yaparken, eğitimin kendisini anlatmayı unuttular. Bu yüzden eğitim planlarına, eğitimin önemini gösteren eğitimleri de eklemelidirler. Stratejik toplantılarında da muhakkak eğitimin önemi üzerinde durmalıdırlar.

Küçük ve orta boy işletmeler büyük işletme olmak istiyorlarsa, eğitim departmanlarına yatırım yapmalıdırlar. Eğitimi kalite sistemlerin bir gereği gibi görmekten artık vazgeçmelidirler. Bu aşamayı bir tık daha yukarı atma vaktinin geldiğine inanmalıdırlar ve kurum içi akademi merkezleri oluşturmalıdırlar. Hatta yetenek yönetimi ve eğitim birimlerini insan kaynakları içinde özerk hale getirmelidirler. Bu birimlerin bütçelerini bu yönde kullanmalarını sağlamalıdırlar.

Eğitimde tasarrufun zararlı bir yönetim biçimi olduğunu,bunun geri dönüşü olmayan bir yola benzediğini insan kaynakları yöneticileri işletme sahiplerine anlatmak zorundadır.Eğitim departmanları eğitimin etkinliğinin geri dönüşünü iyi hesaplamalıdır. Bu departmanlarda çalışan personeller eğitimin geri dönüşünü sayısal veriler ile desteklemelidirler.

İnsan kaynaklarına ve eğitime önem vermeyen firma sahipleri eğitilmelidir. Eğitim ile bu insanlar elde edilmelidir. Elde edilemediği noktada ise biraz cesaret ile gerekirse insan kaynakları kendi yolunu ayırmayı bilmelidir. Bazen “Bir musibet bin nasihatten iyidir”.

Ahmet Koşkan

28Haz/15

DİP SOS! (Düzensiz İnsan Psikolojisi ve Yardım!)

Yazılar,

İş yaşantısının en büyük problemi maalesef iletişim eksiklikleridir. İletişimin eksik olduğu yerde, çatışma ortamının olması kaçınılmazdır. İşte bu yüzden insan kaynaklarının oluşturulması gerekmektedir. Çünkü insan kaynakları birimleri kurumsal yapıları oluşturarak, doğabilecek problemleri ortadan kaldırmak için çaba sarf ederler. Tüm bu süreç gözle görülür bir yapı olmaktan çok uzaktır. Yıllara dayanan bir emek ve bir çabanın eseri ancak olabilir.

Bu yapıların kurulması uzun dönemli stratejiler ile olabilmektedir. Şöyle ki, eğer sıfırdan bir yapı kurulur ve bu yapının ilk oluşum aşamasından itibaren profesyonel bir yardım alınırsa, kurumsal ortam çok çabuk kurulabilir. Ama ülkemiz için acı bir gerçek vardır ki, işletmelerin neredeyse tamamı, insan kaynakları yapısı ile kurulmamaktadır. İşletmeler belirli bir büyüklüğe ulaştıkların da ve başlarına gelen sorunları çözemediklerinde insan kaynakları yapısını kurmaya niyetlenmektedirler. Bu niyetlenişte ki samimiyet, sorunların çözülmesinde engel veya çözüm olmaktadır.

Tüm bu kurulma hikâyesin de gözden kaçan önemli ayrıntı ise sorunun kaynağıdır. Şirkette huzursuz ortam yaratanlar kimlerdir? Soruyu şu şekilde sorarsak “Kimler iletişim kurmaktan yana problemlidir?”. Yani “Düzensiz İnsan Psikolojisine Sahip ve Yardıma İhtiyacı Olanlar Kimlerdir?”

İşte insan kaynakları çalışanlarının çözmesi gereken en büyük problem budur. Çözümün nasıl olacağı ise uzun dönemli planlar ile olacaktır.

İşte çözüm yolu; İnsan kaynakları çalışanları öncelikle kafayı kuma gömmekten vazgeçmelidirler. Şunu unutmayalım kafayı kuma gömmek ancak kendimizi kandırmaktır. Pekala ne yapabiliriz?

İlk önce düzenli geri bildirim sistemi kurun. Performans görüşmeleri ve formları bunun için iyi bir materyal olabilir. Ayrıca çıkış mülakatı muhakkak yapın!. Çıkan bir personelin size söyleyeceği çok şey vardır. Buna inanın. Benim işyerimde mobbing yoktur diye düşünmeyin.  Mobbing olup olmadığı ile ilgili bir çalışma yaptırın. İkinci olarak bu sonuçları değerlendirin ve iletişim problemi olan personelleri tespit edin. İsim isim bu kişileri bir köşeye yazın. Acil olarak bu kişilere iletişim eğitimi verdirin. Eğitimin etkinliğini muhakkak siz ölçün. İletişim yetkinliği ilerleyen personele daha fazla destek olun. İletişimi ilerlemeyen personel için ise bir kez daha düşünün.

Onlarla yolları ayırma vakti geldi mi diye muhakkak kendinize sorun. Unutmayın eğer bir personelin çıkış sürecinde, o personelin size ciddi iletişim problemleri çıkartacağını düşünüyorsanız, ortada çözülmesi gereken çok problem var demektir.

Tüm bunları yaparken seçme sisteminizi kontrol edin. Organizasyonda ki düzensiz insan psikolojisine sahip insanlara yardım edeyim derken, bu psikolojiye sahip yeni insanları işe almayın. Seçme sisteminize muhakkak bir kişilik testi ekleyin. Klasik mülakat sorularını sorarken, kişilik yapısına yönelik sorunları da sormaktan çekinmeyin.

Ayrıca yeni aldığınız kişileri de, içeride bu psikolojiye sahip insanlara yem etmeyin. Yoksa verimli çalışma isteği olan personelleri çok kısa bir sürede kaybetmek zorunda kalabilirsiniz.

Görev tanımlarını iyi belirleyin. Bir biri ile kesişen yollarda insanların birbirlerine karşı düşmanca duygu beslemelerini engelleyin. Bazen katı kurallar alın. Disiplin yapısı bunun için vardır.

Tüm bu süreçleri yönetirken; iyi bir eğitim sistemi, iyi bir geri dönüş sistemi, iyi bir danışmanlık sistemi, iyi bir koçluk sistemi ve iyi bir mentorluk sistemi kurmayı unutmayın. Aksi takdir de uzun dönemde başarılı olma şansınız son derece azdır. Bu adımları atarken cesur ve kararlı olun.

Ahmet Koşkan

28Haz/15

Home Ofis, Homejen Ofis

Yazılar,

Günümüz çalışma koşullarında artık çalışanlar daha fazla kendilerine ve ailelerine zaman ayıracak vakit istemektedirler. Bu istek hiç de sıra dışı değildir.

Bu isteğe karşı en büyük engel ise işverenin çalışma düzenidir. Çünkü işverenlerin ayakta tutmaları gereken bir işletmeleri vardır. Bu işletmelerin ise ayakta kalabilmesi için içinde çalışan insanlara ihtiyacı vardır. İnsan kaynakları açısından bu konu son dönemlerde git gide önem arz etmektedir. Fakat bu konuya bakış açısını geliştirmemiz gerekmektedir. Sorunun temelini sadece günümüz çalışma şartlarına bağlamak doğru bir yaklaşım olmayacaktır.

Çalışma düzeni şuan sanayi devriminden teknoloji devrimine doğru kaymaktadır. Bu değişim ister istemez çalışma düzenini etkileyecektir. Sanırım konuyu şu bakış açısıyla açıklamak daha doğru olacaktır.

İnsan gücü sanayi devrimi öncesinde aile bireyleriyle birlikte çalışmaktaydı. Yani iş ve aile bir aradaydı. Doğal olarak insan, fiziksel ve duygusal alarak günün her anı aile ile birlikte yaşamaktaydı. Tarım toplumu dediğimiz bu toplumun içinde çok az sayıda aile dışında çalışan insan gücü söz konusu idi.

Bu çalışanlar ya evine çok yakın bir demirci atölyesinde, ya da komşusunun tarlasında çalışmaktaydılar ve yanlarında çalıştıkları kişilerde büyük çoğunlukla akrabaları idi.

Sanayi devriminin oluşması ile atölyecilik mantığından uzaklaşılmış ve büyük yapılı tesisler inşa edilmiştir. Çalışma düzeni bu değişime ayak uydurmak zorunda kalmıştır. Böylece insan on binlerce yıldır çalıştığı düzenden uzaklaşmış ve sevdikleri ile vakit geçiremez olmuştur. Hatta bu değişim öyle devam etmiştir ki; günümüzde büyüyen nüfus ve çevresel faktörlerin etkisiyle insan kendisine bile vakit ayıramaz hale gelmiştir.

Teknolojik devrim tam bu noktada insanın kendisine vakit ayırma isteğini karşılaması için bir gelişim olmuştur. İnsanlar artık teknolojiyi kullanarak işlerini yapmak istemektedirler. Böylece hem daha verimli olmaktadırlar, hem de daha fazla kendilerine ve sevdiklerine vakit ayırabilmektedirler.  Esnek çalışma düzeni bu nedenle artık günümüzün vazgeçilmez bir gerçeği olmuştur. Ülkeler çalışma yasalarını bu sisteme uydurmaları gerekmektedirler. İşverenler ise çalışanlarına bu olanakları sağlamak zorundadırlar. Aksi halde gelişmiş iş gücünü elde tutma ihtimalleri söz konusu bile olamaz.

Home ofis çalışma düzeni günümüzde bu olanağı sağlayan en güzel çalışma düzenlerinden biri haline gelmiştir. Çalışanlar teknolojiyi kullanarak evlerinden işlerini yapmaktadırlar. Böylece sevdikleriyle gün içerisinde sürekli birlikte olmaktadırlar.

Gelecek görüşü olan işverenler, personelini işyerinde verimsiz bir şekilde çalıştırmaktansa, hedef vererek işletme isteklerine ulaşmakta ve daha verimli bir çıktı elde etmektedirler. Ayrıca işletme maliyetlerini gözle görülür anlamda düşürmektedirler.

Şüphesiz tüm işlerin bu şekilde olma ihtimali söz konusu değildir. Bazı işlerinde sahada ya da işletme içerisinde yapılması gerekmektedir. Bu işlerde çalışan insanlar ise kendilerini fiziksel ve duygusal olarak daha rahat hissettikleri ortamları tercih etmektedirler.

Eğer işverenler daha verimli bir insan kaynağına sahip olmak istiyorlarsa, uzun çalışma sürelerinden kaçınmalı, teknolojiye yatırım yapmalı, çalışma alanlarını çekici hale getirmelidir. Ayrıca gün içerisinde çalışanın kendisine zaman ayırmasını sağlayan mekânlar tasarlamalıdır. Ayrıca çalışma ilişkilerinde homojenliğe önem vermeli şeffaf, adaletli ve açıklanabilir bir yapı oluşturmalıdır.

Tüm bunları yapmayan işletmelerin teknolojik devrim sonrası ayakta kalma ihtimali söz bile konusu değildir.

Ahmet Koşkan

28Haz/15

İnsan Kaynakları Planını Soyuttan Somuta Geçirin

Yazılar, , , ,

İnsan kaynakları yapısı içerisinde hiç şüphesiz ilk iş insan kaynakları planlamasının yapılmasıdır. İnsan kaynakları planı kısa bir açıklama ile “Emek gücünün işletme yapısı içerisine zaman faktörü de dikkate alınarak yerleştirilmesi ve yönetilmesidir.” Yazılı kaynaklar insan kaynakları planının önemini bizlere bahsetmektedir. Fakat elimizde olan bu kaynakları incelediğimizde insan kaynakları planının nasıl yapıldığını bizlere göstermemektedir.

Sizlerinde tahmin edeceği üzere yazılı olmayan sistemler sübjektif kararların ışığında yönetilmeye mahkûm olmaktadır. Bu yönetme şekli ise emeğin işletme yapısı içerisinde yapısını bozmaktadır. Başka bir ifade ile emeğin işletmemeye olan bakış açısını değiştirmekte ve ciddi motivasyon kaybına neden olmaktadır.

Tüm nedenleri dikkate aldığımızda insan kaynakları planının yazılı hale getirilmesinin kaçınılmaz bir gerçek olduğunu görüyoruz. Yani somut hale getirmemiz gerekmektedir.Pekala bunu nasıl yapacağız?

Öncelikle tanımlamamızdan da anlaşılacağı üzere 4 şey insan kaynakları planının temelini oluşturmaktadır. Bunlar emek gücü, işletme yapısı, zaman ve yönetilmedir. Emek gücü insanın işletmeye kattığı fiziki ve zihinsel gücü ifade etmektedir. İşletme yapısı ise organizasyonun büyüklüğü, bölümleri, ortaklık yapısı gibi bir çok faktörü içermektedir. Bunlar hepimizin bildiği tanımlamalardır.

Fakat insan kaynakları planı içerisindeki zaman kavramının sınırları karıştırdığımız kaynaklarda bizlerin karşısına çok çıkmadı. Çıkan zaman kavramlarında ise tarih aralıkları birbiri ile uyuşmamaktadır. Benim sizlere önerim ise eğer bir insan kaynakları planını somut hale getirecekseniz, öncelikle zaman kavramını iyi ayarlamanız olacaktır. Zaman kavramını hazırlarken şunlara dikkat etmeniz faydalı olacaktır.

1-Öncelikle zamanı temrin tarihlerine bölün. Örneğin; Planınızı kısa, orta ve uzun vadeye ayırın.

2-Termin tarihlerinin neyi ifade ettiğini tanımlayın. Örneğin; Kısa vade 1 yıla kadar, orta vade 1-3 yıl arası ve uzun vade ise 3 yıl üzeri şeklinde planınıza yerleştirin.

3-Termin tarih aralıklarını çok açmayın.

Zaman kavramından sonra ele alacağımız son faktör ise yönetme kavramıdır. İnsan kaynakları planı içinde yönetme kavramı emeğin kariyer olanakları içerisinde yönlendirilmesidir. O zaman emeğin yönlendirilmesi işlemi bir sistem üzerinde ve sübjektiflikten uzak olmalıdır.

İnsan kaynakları planının yaparken yönetmek kavramını nasıl daha objektif yaparız? Öncelikle sistemi bir kişiye bağımlı olmaktan kurtarmak gerekmektedir. Bunun için ilk iş olarak bir “İnsan Kaynakları Planlama Kurulu” kurulmalıdır. Bu kurul her pozisyon seviyesinden kişiler içermeli fakat sayı olarak 5-6 kişiyi geçmemelidir.

Kurul kurulduktan sonra zaman kavramı da dikkate alınarak ast üst ilişki matrisi çıkartılmalı ve yedekleme planı bu yapıya dahil edilmelidir. Ardından bölümler arası geçiş haritaları yapı içerisine eklenmelidir. Pozisyon bazında kariyer şemaları çıkartılma ve kariyer planları yazılmalıdır.

Kariyer planlarına muhakkak dış ve iç atamalar, atama kriterleri, performans değerleri ve emeklilik planları eklenmedir.

Bundan sonra yapılması gereken ise resmin bütününü oluşturmak olacaktır. Nasıl?

Bir dosya açın,pozisyonları yatay ve dikey yazın, ast ve üstlerini ekleyin, çaprazdan gelecek şekilde kısa, orta ve uzun vadede şirket için önemini belirtin, yatay ve dikey sırada diğer pozisyonlarla bağlantısını ekleyin.

Bunları yaparken kariyer planı ile bağlantı kurmayı unutmayın.

Ahmet Koşkan